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Nextware Doc

Dedicato a Profit, Non Profit e P.A.

Gestione Documentale Semplice ed Efficace

NextWare Doc è il prodotto che consente di amministrare semplicemente tutte le problematiche inerenti la gestione dei documenti; è rivolto sia al settore Profit che Non Profit che alla Pubblica Amministrazione e copre tutte le esigenze, dall’archiviazione archiviazione alla conservazione sostitutiva.

NextWare Doc è la soluzione modulare per l’archiviazione e la conservazione sostitutiva. Consente di affrontare in modo scalabile le diverse problematiche inerenti la gestione dei documenti: dal protocollo di archiviazione, dalla firma digitale alla conservazione sostituiva, ecc… La versatilità della soluzione consente di realizzare progetti estremamente flessibili potendo coinvolgere insieme, o separatamente ed in tempi diversi, le varie aree dell’organizzazione e/o i vari civli e tipologie di documenti.

Il sistema è progettato in maniera tale da essere ampiamente configurabile in base alle esigenze riuscendo così ad adattarsi alle diverse necessità organizzative. Permette inoltre di interagire con i software gestionali già presenti nell’organizzazione e consente al cliente stesso o ai suoi consulenti di sviluppare, se necessario, parti di software che possono interagire col sistema documentale stesso.

Al fine di adattarsi alle diverse necessità, NextWare Doc viene offerto in due linee di prodotto: “Small” adatta ad organizzazioni con esigenze più semplici e la versione “Enterprise” indicata invece per organizzazioni con esigenze più articolate – in quest’ultimo caso è possibile selezionare i moduli, il numero di ditte che si ha necessità di gestire ed il numero di posti di lavoro. Nel caso della versione “Small” invece, al fine di consentire anche alle piccole organizzazioni di dotarsi di uno strumento professionale, il prodotto viene offerto in modalità “saas” (software as a service) che consente di azzerare i costi per la licenza d’uso.

Un riepilogo delle caratteristiche e dei moduli di NextWare Doc:

  • Numero di ditte gestibili: da 1 per la versione Small ad illimitate con Enterprise
  • Numero di utenti gestibili: da 5 per la versione Small ad illimitati con Enterprise
  • Funzionamento in ambiente di rete
  • Protocollazione ed Archiviazione
  • Scansione Massiva
  • Workflow Documentale
  • Firma digitale e Marca Temporale
  • Conservazione Sostituiva
  • Protocollazione, Archiviazione, Ricerca Web
  • Archiviazione Fax
  • Archiviazione Documenti da Host
  • Protocollo Elettronico P.A.

Vuoi maggiori informazioni su NextWare Doc?

FAQ

Domande e Risposte Frequenti

01. Il Prodotto è Multi Aziendale

Si, il software permette di codificare tante unità organizzative quante ne sono necessarie; la codifica è strutturata su due livelli (ditta e reparti, unità organizzativa e uffici, etc…)

02. Le Modalità di applicazione del protocollo sono personalizzabili?

Si, il software permette di configurare le logiche di protocollo sia per quanto riguarda la sua struttura che per quanto riguarda la protezione dei documenti, che per quanto riguarda le modalità di applicazione.

03. Il prodotto gestisce firma digitale e marcatura temporale?

Si, il software gestisce queste funzionalità.

04. Quali sono i tipi di Documento che possono essere gestiti?

Il prodotto è completamente indipendente dalle applicazioni che producono documenti. Qualunque tipo di documento (testo, immagini, audio, fax, e-mail, ecc) può entrare a far parte della gestione documentale.

05. Quali sono le possibilità d'integrazione con altri prodotti?

Il prodotto consente il richiamo di applicazioni esterne sviluppabili dal Cliente o da terze parti: in questo modo le funzionalità possono essere estese a piacere. Vengono inoltre forniti moduli già predisposti per l’archiviazione e interrogazione dei documenti da sistemi host; se ciò non bastasse, possono essere sviluppati moduli ad hoc su specifiche richieste del Cliente.

06. Il Prodotto può essere utilizzato in un contesto Extranet?

Il prodotto può essere fruito sia in modalità web che in modalità client/server sia in vpn che in terminal server utilizzando quindi al meglio l’infrastruttura di comunicazione esistente. Ciò ne consente l’utilizzo in diversi scenari: da parte di diverse sedi geograficamente distaccate, da parte di soggetti che operano all’esterno dell’organizzazione (ES. agenti, manager), da parte di soggetti esterni all’organizzazione (ES. clienti, fornitori, utenti).

07. Il prodotto è adatto all'archiviazione cartacea massiva?

Il prodotto interfaccia i sistemi di archiviazione massiva basati su tecnologie OCR / ICR; anche in questo caso è completamente indipendente dal tipo di applicativo utilizzato pertanto il Cliente può scegliere il motore OCR / ICR che preferisce e poi configurare NextWare Doc affinchè importi, archivi e classifichi i documenti scansionati.

08. Il Protocollo è conforme all'utilizzo nella Pubblica Amministrazione?

Si, la gestione del titolario lo rende adatto all’utilizzo nella P.A. L’utilizzo del titolario può invece essere disabilitato quando il prodotto deve essere utilizzato in organizzazioni private.

09. come viene gestita la sicurezza dei documenti archiviati?

Nome e percorso dei documenti non sono visibili agli utenti. Ciascun documento archiviato è imprescindibilmente associato alle permission che ne determinano il possibile utilizzo da parte degli utenti. E’ assicurato il massimo livello di granularità: per ciascun documento si possono impostare i permessi di lettura, modifica cancellazione di ciascun utente. Questi permessi vengono applicati a livello di file system garantendo pertanto anche a livello di sistema operativo che gli accessi siano conformi alle policy stabilite.

10. Il Software viene costantemente aggiornato e assistito?

Si, il canone di utilizzo garantisce tutti gli aggiornamenti di legge e/o migliorativi oltre all’assistenza telefonica e telematica.

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